ciao,
buon anno anche a te!

Non sono sicuro di darti il consiglio giusto perché non ho capito come gli utenti interagiranno con quei file (es. se possono modificarli, aggiungerli, eliminarli o una combinazione di queste cose).

Comunque, se i PC si trovano tutti nella stessa LAN, allora potresti condividere una cartella in rete in modo che tutti possano accedervi. In questo modo esisterebbe una sola copia di ciascun file. Se un utente aprisse un documento Word, allora verrebbe posto un lock sul file e nessun altro utente potrebbe scrivervi contemporaneamente. Si tratta di un sistema di concorrenza pessimistico ma che serve ad evitare che gli utenti si sovrascrivino le modifiche a vicenda.

Invece, se più utenti usassero SyncToy per sincronizzare file verso la stessa cartella di destinazione, allora potresti davvero perdere dei dati.

Poi esistono strumenti più raffinati di scrittura collaborativa, che permetterebbero a più utenti di modificare un documento contemporaneamente ma spiega se effettivamente ti serve una cosa del genere.

ciao,
Moreno

ciao,

seppec ha scritto:

Gli HD esterni che usavo per salvare i dati si sono guastati per varie cause e ho perso i dati.

Ok, questo avvalora la convinzione che fare un backup è sempre necessario.
Se vuoi tenere i dati in azienda, la soluzione più semplice è quella di creare un piccolo fileserver che esponga una cartella condivisa in rete LAN. Dovrai dotarlo di due dischi in RAID 1 (mirroring), a cui collegherai un disco USB esterno per fare i backup ogni giorno in pausa pranzo. All'uscita dall'ufficio, portati a casa l'hard disk esterno.
Soluzioni analoghe prevedono l'uso di software tipo SharePoint che ti fa pure il versionamento dei documenti, a patto che tu voglia anche dotarti di una licenza di Windows Server, mentre nel primo caso basta una distribuzione linux gratuita tipo FreeNAS.

seppec ha scritto:

L'ideale sarebbe collegare i PC in parallelo in modo che ciascuno condivida con gli altri i file senza essere master o slave

Anche questo è possibile ma ci sono degli elementi di complessità in più di cui devi tener conto: tenere sincronizzate le copie dei file e fare l'unione delle modifiche in maniera intelligente, se due utenti modificano la propria copia locale dello stesso file.
Leggi questi due articoli (primo, secondo) su come usare uno strumento di controllo di versione. Tuttavia, questo mi sembra un meccanismo destinato ad incastrarsi. Al minimo, dovrai formare gli utenti su come risolvere gli immancabili conflitti di unione delle modifiche.

Dunque finora abbiamo visto due possibili soluzioni:

• Una che impiega un fileserver e richiede di fare il backup;
• Una che usa un sistema di controllo di versione e che è forse più complessa da mantenere e che richiederebbe comunque una formazione ai suoi utenti.

seppec ha scritto:

evitando di scaricare i file su un Cloud per motivi di riservatezza

Se dovessi cambiare idea, potresti ospitare tutti i tuoi documenti di Office su SkyDrive, che supporta l'editing collaborativo (due o più utenti possono modificare contemporaneamente lo stesso documento).
http://office.microsoft.com/en-us/web-apps-help/work-together-on-office-documents-in-skydrive-HA102625039.aspx
I tuoi utenti userebbero un'interfaccia familiare, che è molto simile a quella della versione desktop di Office. Oppure puoi mappare Skydrive come disco su Windows e aprire i file localmente, proprio come se si trovassero sul PC dell'utente.

Per aiutarti a valutare la questione, Microsoft dice questo nel suo contratto per i servizi.

3.1. Chi è proprietario del contenuto inserito dall'utente nei servizi?
[...] Microsoft non rivendica la proprietà dei contenuti che l'utente pubblica o fornisce tramite i servizi. Il contenuto dell'utente resta di sua proprietà e l'utente ne è responsabile.
3.2. Chi può accedere al contenuto dell'utente?
L'utente ha il controllo iniziale su chi può accedere al suo contenuto.

Leggi bene il contratto per capire se soddisfa la tua necessità di riservatezza.
Se pensi che faccia al caso tuo, inizialmente puoi provare la versione gratuita di SkyDrive (per uso personale) che ti dà 7GB di spazio. Poi, potresti passare a SkyDrive Pro, che è pensato per l'utilizzo professionale. Ricorda che, anche se vai su servizi cloud, è sempre necessario fare un backup.

ciao,
Moreno